《Notion, Todoist, Trello 사용법 완벽 가이드 – 생산성을 높이는 3대 툴 비교와 활용법 (2025년 기준)》
시간 관리와 업무 효율을 높이기 위해 생산성 도구를 사용하는 사람은 점점 늘어나고 있습니다. 특히 Notion, Todoist, Trello는 각각 다른 방식으로 사용자들의 작업 방식을 혁신하고 있으며, 직장인부터 학생, 프리랜서까지 폭넓은 유저층을 보유하고 있습니다.
이번 글에서는 이 3가지 도구의 특징과 사용법을 비교하고, 실전 활용 팁까지 정리해드립니다. 이 글을 통해 나에게 맞는 생산성 툴을 선택하고, 실제로 업무에 적용하는 데 도움이 되길 바랍니다.
1. Notion 사용법 – 올인원 정보 관리의 끝판왕
Notion은 노트, 데이터베이스, 캘린더, 할 일 관리까지 모두 가능한 올인원 워크스페이스입니다.
- 기본 사용법: 페이지(Page) 생성 → 블록 단위 콘텐츠 구성 (텍스트, 체크리스트, 테이블, 캘린더 등)
- 주요 기능:
- 템플릿: 회의록, 독서노트, 프로젝트 관리 등 다양한 템플릿 제공
- 데이터베이스 연결: 여러 테이블을 서로 연동 가능 (ex. 태그 기반 정리)
- 협업 기능: 팀원과 페이지 공유, 코멘트, 실시간 편집 가능
활용 예시: ‘2025 블로그 운영 계획표’를 데이터베이스로 만들어 글 아이디어, 작성일, 상태(초안/작성완료 등)를 관리할 수 있습니다.
2. Todoist 사용법 – 직관적인 할 일 관리
Todoist는 할 일(Task) 중심으로 하루를 체계적으로 관리할 수 있는 앱입니다. 불필요한 기능은 배제하고 직관적인 디자인으로 빠르게 작업 등록이 가능합니다.
- 기본 사용법: 작업 추가 → 프로젝트 지정 → 우선순위 및 날짜 설정
- 주요 기능:
- 오늘 할 일만 보기: ‘오늘 보기’ 기능으로 집중력 향상
- 반복 일정 설정: 매일/매주/매월 자동 반복 가능
- 카르마 포인트 시스템: 습관 형성에 도움
활용 팁: ‘출근 전 5분’ 루틴을 등록하여 매일 아침 해야 할 일을 자동화하면, 하루를 더 효율적으로 시작할 수 있습니다.
3. Trello 사용법 – 칸반보드를 활용한 프로젝트 관리
Trello는 보드(Board) 기반의 작업 흐름 관리 도구로, 시각적으로 업무 진행 상황을 파악할 수 있어 팀 프로젝트에 특히 유용합니다.
- 기본 사용법: 보드 생성 → 리스트(List) 추가 (To Do / Doing / Done 등) → 카드(Card) 추가
- 주요 기능:
- 드래그 앤 드롭으로 간단한 상태 변경
- 카드 내 할 일 체크리스트, 댓글, 기한 설정 가능
- Power-Up(확장 기능)으로 Google Drive, Slack 등 연동 가능
활용 예시: 콘텐츠 제작팀에서 아이디어 → 작성 중 → 검토 중 → 게시 완료 단계로 리스트를 구성하고, 각 글을 카드로 만들어 흐름을 시각화할 수 있습니다.
4. 비교 요약표
| 툴 | 특징 | 추천 대상 |
|---|---|---|
| Notion | 올인원 정보 관리, 자유도 높은 커스터마이징 | 프리랜서, 블로거, 팀 협업 |
| Todoist | 단순하고 빠른 할 일 관리, 일정 기반 생산성 강화 | 학생, 직장인, 개인 일정 관리 |
| Trello | 칸반 방식의 프로젝트 시각화 관리 | 팀 프로젝트, 시각적 관리 선호자 |
5. 나에게 맞는 툴은?
툴을 선택할 때 가장 중요한 것은 ‘나의 작업 방식’입니다.
- 정보를 체계적으로 쌓고 싶다면 Notion
- 하루의 일정을 간단히 정리하고 싶다면 Todoist
- 팀원과 프로젝트 단계를 나누고 싶다면 Trello
처음에는 하나씩 가볍게 시작해보는 것을 추천합니다. 특히 세 가지 모두 무료 요금제가 충분히 쓸 만하므로, 부담 없이 체험해볼 수 있습니다.
마무리하며
Notion, Todoist, Trello는 모두 훌륭한 생산성 도구입니다. 중요한 것은 ‘어떤 도구가 더 좋은가’가 아니라, ‘어떤 도구가 나에게 맞는가’입니다. 이 글을 통해 여러분의 생산성이 한 단계 더 업그레이드되기를 바랍니다.
지금 바로, 나만의 업무 관리 도구를 찾아보세요!